Toplam kalite yönetiminin organizasyonda uygulanması için kurumsal yapılanma (örgütlenme) önemlidir. Toplam kalite yönetimi uygulamasında başarı için oluşturulabilecek başlıca çalışma gruplarını dört ana grupta toplamak mümkün;
Üst Düzey Kalite Yönetim Komitesi: Üst düzeyde yöneticilerden oluşacak bu komitenin amacı organizasyonda toplam kalite yönetimi çalışmalarına yön vermek olmalı. Üst düzey kalite yönetim komitesi, organizasyon liderinin ya da başkanının öncülüğünde çalışmaları yürütmeli ve yakından izlemeli.
Stratejik Kalite Planlama Komitesi: Üst ve orta düzeyde yöneticilerden oluşacak bu komitenin amacı toplam kalite yönetimi için stratejik planlamanın hazırlanması ve strateji ile ilgili diğer önemli konularda karar alınması ve geliştirilmesi olmalı. Organizasyonda vizyon bildirgesinin hazırlanması görevi stratejik kalite planlama komitesine ait olmalıdır. Aynı şekilde organizasyonda stratejik karar ve seçimlerin yapılmasında bu komitenin çok önemli bir sorumluluğu bulunur.
Kalite Geliştirme Çalışma Grupları: Müşteriler, organizasyona bağlı birimlerden temsilciler, satış ve dağıtım hizmetlerinden temsilcilerin katılımı ile oluşturulacak çalışma gruplarının amacı organizasyonda kalite geliştirilmesine yönelik projelerin izlenmesidir.
Bağımsız Çalışma Grupları: Organizasyonda ilk düzeyde yöneticilik görevini üstlenenler ile çalışanların katılımı ile oluşacak bu çalışma gruplarının amacı spesifik kalite geliştirme programlarını uygulamak olmalıdır. Kalite çemberleri, öneri grupları vb. çalışma grupları bu gruba dahildir.
Önemle belirtelim ki, organizasyonlarda toplam kalite yönetiminin uygulanmasından sorumlu olacak birimler konusunda bir standart bulunmamaktadır. Her organizasyondaki örgütlenme modeli farklı olabilir.
Kalite konseyi, genel olarak organizasyonda en üst düzeyde karar ve çalışmaları izleme organıdır. Bu konseyde organizasyonun yönetim kurulu başkanı ve üyelerin tamamı ya da bir kısmı yer alabilir.
Kalite Yürütme Komitesi ise toplam kalite yönetimi çalışmalarını üst düzede koordine eden ve çalışmaları yürüten organdır. Kalite yürütme komitesi; üst ve orta yönetim kademelerinde görev yapan yöneticilerden oluşabilir.
Fonksiyonlararası Çalışma Grupları, toplam kalite yönetimine özgü özel bir çalışma grubudur. Farklı departmanlarda çalışan kişiler aynı çalışma grubu içerisinde yer alarak kalite geliştirme, kalite planlama ve kalite kontrol çalışmalarını yürütürler. Kalite İyileştirme Çalışma Grupları, sadece departmanlarda kaliteden sorumlu kişilerin katılımı ile oluşturulabilecek olan bir çalışma grubudur.
Kalite Çemberleri ise organizasyonda farklı departmanlarda gönüllü katılıma dayalı olarak oluşturulacak olan çalışma gruplarıdır. Kendi Kendini Yöneten Takımlar da kalite çemberlerine benzer bir kalite çalışma grubudur.
Toplam Kalite Yönetimi ve Liderlik:
Toplam kalite yönetiminin uygulanmasında etkin liderlik son derece önem taşır. Kalite yönetiminde liderlik görev ve sorumluluğunu şu şekilde özetlenebilir:
Grup çalışmasına inanmalı ve bu yöndeki çabalar desteklenmeli.
Problem-çözme konusunda kararlı olunmalı; problem çözme konusunda duygularla değil, bu konuda geliştirilmiş yöntemler kullanılarak hareket edilmeli.
Önemli kararlar almadan önce çalışanlara danışılmalı.
Çalışanlar arasında saygı ve güven tesis edilmeli.
Organizasyonda müşteri üzerinde odaklanmış ve ona kaliteli hizmet sunmayı amaçlayan bir misyon üstlenilmeli.
Organizasyonda probleme neden olan yüzde 5 grup ile değil, bunun dışında kalan yüzde 95' lik çalışma grubunun davranışı ve yöntemi ile ilgilenilmeli.
Çalışanların yüzde 5' inin geliştirilmesi için uygun ve adil kararlar alınmalı ve uygulanmalı.
Çalışanları suçlamadan önce sistemleri geliştirmeli ve süreçleri analiz edilmeli.
Güç-odaklı karar alma uygulamasından kaçınılmalı; yukarıdan emir- talimata dayalı uygulama yapılmamalı.
Risk-alma ve riske katlanma yaklaşımını geliştirerek yaratıcılık teşvik edilmeli. Dürüstçe yapılan hatalara karşı hoşgörülü olunmalı.
Çalışanlara yardımcı olan bir lider olunmalı. Elde edilen sonuçların değerlendirilmesi ve buna göre hareket edilmesini sağlayan açık iletişim atmosferi organizasyonda geliştirilmelidir.
Toplam Kalite Yönetiminin Uygulanma Süreci:
Toplam kalite yönetimini uygulama sürecinde ilk yapılması gereken şey; üst yönetimin kalite konusunda bilgilendirilmesi ve üst yönetimin kalite konusunda kararlılığının ortaya konulmasıdır. Lider ve üst yönetimin kararlılığı ve inancı olmaksızın toplam kalite yönetimini uygulamak ve bunda başarı elde etmek mümkün değil. İkinci adım olarak, toplam kalite konusunda organizasyonda bir kalite vizyonu ve kalite felsefesi oluşturulmalı. Üçüncü adım olarak toplam kalite konusunda organizasyonda üst yönetimde bir Kalite Konseyi oluşturulmalı. Bundan sonra organizasyonda müşteri ihtiyaçlarının belirlenmesi, stratejik kalite planlamasının hazırlanması, kalitenin geliştirileceği alanların tespit edilmesi gerekli. Toplam kalite konusunda organizasyonda sürekli eğitim son derece önem taşır. Yine bir diğer önemli konu olarak organizasyonda performans değerlendirilmesi ve ölçülmesi önem taşır.
Toplam kalite yönetiminde en iyi uygulamaların adaptasyonu (bencmarking), süreç iyileştirme ve sürekli kalite geliştirme çalışmalarının yapılması gerekli.
Önemle belirtelim ki, organizasyonlarda toplam kalite yönetiminin uygulanması süreci ile ilgili olarak standart bir format bulunmuyor. Her organizasyonda uygulama sürecinde izlenecek aşamalar ve adımlar farklı olabilir.
Burada tekrar belirtilmesi gereken husus şu: Toplam kalite yönetiminin başarıyla uygulanması için en başta konu hakkında bilgilenme ve bununla birlikte kalite konusunda lider ve üst yönetimin inancı ve kararlılığı gerekli.
Sonuç: İçinde yaşadığımız yüzyılın özellikle son çeyreğinde ekonomide, bilim ve teknolojide ortaya çıkan gelişmeler tüm hızıyla devam ediyor ve bu sürecin 21. yüzyılda da devam edeceğini şimdiden öngörmek mümkün. 21. Yüzyılın rekabet çağı ve bilgi çağı olacağı konusunda füturologlar ve uzmanlar görüş birliği içerisindeler. Bilgi ve iletişim teknolojilerindeki hızlı gelişmeler ve giderek artan rekabet, organizasyonları değişime zorluyor ve ayakta kalabilmek için kaliteli mal ve hizmet üretmeye sevk ediyor. Bu çerçevede kalite bir keyfiyet değil, bir zorunluluk olarak karşımıza çıkıyor. Kalite, her şeyden önce rekabet gücünü belirleyen en etkili araçlardan biri.
Bugün için kalite denildiğinde bundan sadece mal ve hizmet kalitesi değil, organizasyonda ürün ve hizmetin ortaya çıkmasında etkili olan tüm faktörler (liderlik kalitesi, yönetim kalitesi, sistem kalitesi, insan kalitesi, donanım kalitesi vs.) anlaşılıyor. Kaliteye bir tek alanda değil, tüm alanlarda ulaşılması başlıca hedeftir. İşte toplam kalite, organizasyonda her alanda bütünsel olarak kaliteye ulaşılmasını amaçlayan bir çağdaş yönetim felsefesidir. Bu çağdaş yönetim anlayışının tüm organizasyonlarda uygulanması gereklidir.